Selbstverständnis, Methodik, Instrumente

1. Jost Consult

Kein Projekt, bei dem die Baukosten nicht ein wichtiges Thema sind!

Man muss dabei nicht zur Elbphilharmonie nach Hamburg schauen, auch in der näheren Umgebung gibt es immer wieder Projekte, die es mit Kostenüberschreitungen in die Tageszeitung schaffen. In den Medien zu stehen ist das eine Problem, das andere – vielleicht viel gravierendere – ist, die Zusatzfinanzierung zu beschaffen. Das gilt für Milliardenprojekte wie Flughäfen genauso wie für Wohnbauprojekte, zum Beispiel im sozialen Wohnungsbau mit fixen Mieten oder beim Pflegeheimbau mit klaren Pflegesätzen. Deshalb ist die Prognose der genauen Baukosten ein elementarer Teil des Projektmanagements.

Die Honorarordnung der Architekten und Ingenieure (HOAI) ist dazu ein schwaches Instrument. Die Forderungen der HOAI z. B. zur Phase 2 „Vorplanung, eine Kostenschätzung mit ein bis zwei stelligen Kostengruppen“ verhelfen zu keinerlei Kostensicherheit. Erst in der Phase 7, kurz vor Baubeginn, forderte die HOAI eine detaillierte positionsbezogene Kostenermittlung – den sogenannten Kostenanschlag. Diese Leistung entfällt in der HOAI 2013.

Viel zu spät, um das Projekt beeinflussen zu können. Umplanungen kosten Geld und gute Laune. Reibungsverluste sind unvermeidbar.

Die Planung und die dazu gehörigen Kosten müssen ganz am Anfang des Planungsprozesses zur Deckung gebracht werden. Die Kostenermittlung muss verbindlich sein. Als Gründer des Unternehmens JC war Harry Jost maßgeblich an der Gestaltung der „DIN 276 Baukosten-Gliederung“ und der „DIN 18960 Baunutzungskosten“ beteiligt. Ausgehend von Forschungsarbeiten zur Verbesserung der Kostenprognose von Bauwerken konnte ein präzises und transparentes Instrument für Architekten und Ingenieure geschaffen werden.

Durch die erworbene Kompetenz im Bereich Baukosten- und Folgekostenprognose hat Harry Jost als Mitglied im Projektleitungsteam Neubau Flughafen München und beim Forschungs- und Ingenieurzentrum BMW Führungsaufgaben bei großen und anspruchsvollen Projekten übernommen. Heute ist JC mit zwei juristisch unabhängigen Firmen in West- und Mitteldeutschland vertreten:

Jost Consult Münster GmbH Jost Consult Projektsteuerung GmbH
Kirchherrngasse 14 Robert-Franz-Ring 13
48143 Münster 06108 Halle (Saale)

2. Grundlagen von Jost Consult

Jost Consult zeichnet sich durch folgende Attribute aus:

  • Außerordentliches Know-how für Projektsteuerung und Kostenmanagement
  • Durchgehende Methodik von der Projektidee bis zur Inbetriebnahme mit einzelnen ausgereiften Verfahrensschritten
  • Hohe Kreativität bei gebotener Problemanalyse und Problemlösung
  • Unternehmerisches Handeln als Arbeitsgrundlage für die Zielerreichung
  • Ausgeprägtes Qualitätsbewusstsein und Kenntnis bei der nachhaltigen Verbesserung sowohl der baulichen Nutzungsqualität als auch der langfristigen Werthaltigkeit der Projekte
  • Fähigkeit, „Wichtig“ und „Unwichtig“ zu unterscheiden
  • Kollegiale Kommunikation im Sinne einer Mediation zur Vermeidung von Reibungsverlusten

Ein Schwerpunkt von JC ist die Begleitung und Steuerung für Bauherren im Kultur-, Schul-, Gesundheitswesen und Sozialbereich. Auftraggeber sind hier in der Regel Stiftungen, öffentliche sowie kirchliche Träger beider Konfessionen und auch private Investoren.
Die Projektsteuerung ist eine baufachlich-planerische Leistung, die in den letzten 20 Jahren entwickelt und etabliert wurde. Die Anbieter von Projektsteuerungsleistungen unterscheiden sich stark in ihrer Methodik und im Selbstverständnis. Das offizielle Leistungsbild kann nur ein Grobraster bieten.
JC versteht die Hauptanforderungen seitens des Bauherrn an den Projektsteuerer wie folgt:

  • Kümmerer
  • Treuhänder
  • Manager
  • Controller

Zum Beispiel: Der Plan zum Umbau eines Krankenhauses oder Pflegeheimes während des laufenden Betriebes fordert vom Bauherrn einen hohen personellen und logistischen Einsatz. Dabei heißt Planen nicht nur Entwickeln, sondern auch, eine Vielzahl von Einzelentscheidungen zu treffen. Eine Fülle von Besprechungen ist – manchmal über Jahre hinweg – wahrzunehmen. Aufgaben des Projektsteuerers sind dabei die weitestmögliche Reduzierung dieses Bauherreneinsatzes, die Führung des Projektteams und zielorientierte Vorbereitung von Entscheidungen.

„Die Herstellung von Verfahrenssicherheit, Kostensicherheit und Planungssicherheit gehört zu den Hauptaufgaben eines Projektsteuerers.“

Aus der Fülle von Projekten während der letzten 20 Jahre hat JC einen Erfahrungsschatz erreicht, der eine krisensichere Durchführung der Projekte gewährleistet. Hochmotivierter Einsatz von qualifiziertem Personal, grundlegend fundierte Methodik und ein zuverlässiges Zahlenwerk sichern eine effiziente und nachhaltige Projektsteuerung in gutem Einvernehmen mit Bauherrn und Planungsteam.

3. Kernkompetenz Kostenmanagement

Die Kernkompetenz von JC ist das Kostenmanagement. Ein durchgehendes, ausgereiftes Verfahren vom ersten Planungsschritt bis zur Abrechnung begünstigt entscheidend die Einflussnahme des Bauherrn auf die Gestaltung der Baukosten. Der Bauherr muss vom Planungsbeginn bis zur Fertigstellung immer aktuell informiert, entscheidungsfähig und somit Herr des Geschehens sein.

Bauen hat einen handwerklich-experimentellen Charakter. Experimentell, da das Bauen von anspruchsvollen Bauwerken immer auch ein Planen von Prototypen bedeutet. Fassaden, Dächer sowie Gebäudetechnik sind einer permanenten Entwicklung und wechselnden gesetzlichen Anforderungen unterworfen. Gleichzeitig soll das Projekt erkennbare gestalterische Alleinstellungsmerkmale besitzen. Das gebaute Objekt wird signifikante Adresse und Imageträger des Bauherrn.

„Die Einhaltung budgetierter Baukosten entspricht einem berechtigten Grundbedürfnis von Bauherren, Investoren und Mittelgebern.“

Von den ersten Zeichnungen bis zum fertigen Objekt vergehen üblicherweise zwei bis vier Jahre. Entwickelt wird die Planung in den Ausführungsdetails bis spät in die Bauausführung hinein. Dies gilt es mit einem präzisen Kostencontrolling zu begleiten. Das hierbei angewandte Controlling-Instrument dient dabei als aktives Entscheidungs- und Steuerungsmittel und enthält darüber hinaus ein fundiertes Berichtswesen.

„Eine fundierte und abgesicherte Budgetfestlegung ist das Rückgrat der Kosteneinhaltung.“

4. Verfahren des Kostenmanagements – Eckpfeiler der Jost-Consult-Methodik

4.1 Eigenständige Kontroll-Kostenermittlung

In allen Planungsphasen erstellt JC korrespondierend zur Kostenschätzung bzw. Kostenberechnung des Architekten und der Fachplaner eine eigene detaillierte und für den Bauherrn nachvollziehbare Kontroll-Kostenermittlung.

Diese eigenständige Kontroll-Kostenermittlung JC stellt ein Alleinstellungsmerkmal innerhalb der Vielzahl der Projektsteuerer Deutschlands dar. Üblich ist bei Projektsteuerern das Kontrollieren der Kostenermittlung von Architekten und Fachplanern. Jedoch nicht die Durchführung einer vollständigen Kontroll-Kostenberechnung. Erst dadurch ist eine hohe Kostensicherheit herstellbar.

Bei der Erstellung einer vollständigen und detaillierten Kostenberechnung durch JC entsteht als positiver Nebeneffekt eine vertiefte Kenntnis aller konstruktiven und qualitativen Merkmale des Objektes von der Baugrube bis zum Dach. Fehlende grundlegende Informationen werden festgestellt.

Im Vergleich der Ergebnisse der Kostenermittlungen der Planer und JC führt eine Fülle von Faktoren immer zu unterschiedlichen Ergebnissen. Diese sind u.a. Flächenabweichungen, die Einschätzung von Einheitspreisen und Bau- bzw. Technikmaterialien, Unklarheiten zum Baugrund, zur Bauphysik, überholte Planungsstände etc.

Im Einvernehmen mit den Planern – teamorientiert, nicht konfliktorientiert – klärt JC die Differenzen zwischen den Kostenermittlungen, dies mit dem Ziel, ein abgestimmtes, verlässliches, gemeinsam getragenes Ergebnis zu erlangen.

Dieses gemeinsame Kostenergebnis wird mit dem Bauherren und den Planern zum verbindlich verabschiedeten Budget festgelegt mit einer Definition aller wichtigen Randbedingungen und Annahmen. Die Einzelbeträge, die Konstruktionsmerkmale, die Qualitätsstandards und das Mengengerüst werden Prüfsteine der weiteren Kostenentwicklung und in der Folge einer ständigen intensiven Kontrolle unterworfen.

4.2 Kostencontrolling

Das mit Bauherr, Planer und JC einvernehmlich festgelegte Budget wird Grundlage für das weitere Kostencontrolling. Für dieses hat JC EDV-Instrumente, Verfahrensschritte und Arbeitsanweisungen entwickelt, die dem Ziel dienen, mit dem vorhandenen Budget auszukommen und damit die Baukosten im Griff zu halten. Als grundlegende Voraussetzung dafür betrachtet JC unternehmerisches Denken und Handeln.

4.3 Änderungs- und Entscheidungsmanagement

Während der Laufzeit von zwei bis vier Jahren sind Projekte Veränderungen unterworfen. Nicht nur die kontinuierlichen Neuerungen im Bereich von u. a. Bau-Fassaden-Technik, Gebäudetechnik, Beleuchtungs- und Kommunikationstechnik sind dafür die Ursachen, auch interne organisatorische Veränderungen und damit verbundene veränderte Nutzungsanforderungen bewirken neue Anforderungen und Planungen.

Bauen ist ein Entwicklungsprozess, der eine Fülle von Einzelentscheidungen seitens des Bauherrn erfordert. Als qualifizierte Voraussetzung dafür liefert JC dem Bauherrn Informationen zur Bewertung von Qualitätsunterschieden, berichtet sorgfältig zu allen Änderungen und deren Auswirkungen auf Budgetsituation, Termine und Folgekosten. Das ursprünglich festgelegte Anforderungsprofil wird qualifiziert und kontrolliert fortgeschrieben.

4.4 Baubuchhaltung

JC erfasst sämtliche Kostendaten aus allen verfügbaren Quellen der Planung und der Baustelle durch aktives Nach- und Hinterfragen. Mit dem daraus resultierenden und sich ständig anpassenden Zahlenwerk erstellt der Projektsteuerer vorausschauende Kostenstatusberichte zu Händen des Bauherrn, abgestimmt mit den Planern.
Ziel während der Bauphase ist die Kostensicherheit für alle Beteiligten.

Ergebnis nach Abschluss der Baumaßnahme ist die Erstellung eines Verwendungsnachweises durch den Projektsteuerer, der allen Prüfungen und Nachfragen standhält.

5. Projektsteuerung

„Nachhaltigkeit ist heute eine Zielsetzung mit anerkannt hohem Imagewert. Der Projektsteuerer kann bei der Erarbeitung und Umsetzung der Zielvorgaben entscheidend Unterstützung geben.“

JC bildet die fachliche Stabsstelle des Bauherrn und begleitet treuhänderisch das Geschehen.

Durch seine Erfahrung verfügt der Projektsteuerer über ein Sensorium für Schwachstellen im Geschehen und für sich entwickelnde Konfliktpunkte. Als Stabsstelle des Bauherrn ist er insofern in allen Belangen der Terminierung, der Verfahrensabläufe und im Besonderen der Entscheidungsvorbereitungen Ansprechpartner.

Der Projektsteuerer moderiert die regelmäßig angesetzten Jour-fixe-Besprechungen zwischen Bauherr und Planer. Er entlastet den Bauherrn im Tagesgeschäft der Baubetreuung.

Ein wesentliches Element einer guten und vertrauensvollen Zusammenarbeit von Bauherr und Projektsteuerer ist die sinnvolle und effektive Arbeitsteilung. Sie reduziert den Aufwand der Bauherrenvertretung auf wichtige Entscheidungsmomente.

In einigen Fällen stehen hinter dem Bauherrn Aufsichtsgremien, denen er von einer erfolgreichen, zielsicheren und reibungslosen Abwicklung der Baumaßnahme berichten will. Ein guter Projektsteuerer kann dazu erheblich beitragen.

Der Projektsteuerer muss gleichzeitig über den unternehmerischen Willen verfügen, die festgelegten Ziele, in erster Linie das Budget, einzuhalten. Jedes Bauprojekt ist ein wirtschaftliches Unternehmen auf Zeit.

6. Erfahrung und Mitarbeiter

Gute und schlechte Erfahrungen aus den letzten 25 Jahren der Firma JC haben zwei wesentliche Firmenelemente hervorgebracht:

  • das Frühwarnsystem
  • das Qualitätsverständnis

„Jede Planung ist funktional und qualitativ optimierbar.“

Das zeigt exemplarisch immer wieder der Architektenwettbewerb. Hier ist das Spektrum der Möglichkeiten fast unbegrenzt. Gleiches gilt für Funktionalität, Flexibilität und Nachhaltigkeit.

Bauherren und Architekten widerfährt es manchmal, dass sie Häuser radikal umplanen oder gar abbrechen, die sie vor 20 oder 25 Jahren geplant und gebaut, vielleicht auch schon Geld investiert haben für Teilsanierungen. Die Schwachstellen dieser Gebäude sind in der Regel die folgenden:

  • mangelnde Anpassbarkeit an veränderte Anforderungen und Bestimmungen,
  • mangelnde Flexibilität der Grundriss-Gestaltung,
  • mangelnde Nachhaltigkeit der Baumaterialien und der Technik,
  • fehlendes zeitloses, qualitätsvolles und konkurrenzfähiges Erscheinungsbild.

„Neubauten und Umbauten müssen bleibende Werte schaffen.“

Dies muss bei jedem Neubau, der heute mit den Materialien Glas, Alu, Stahl und Kunststoff wesentlich komplexer entstehen kann, besonders bedacht werden. Dabei gilt als oberstes Gebot der Nachhaltigkeit, die Planung auf Flexibilität, Materialgüte und Energieeffizienz auszurichten. Ganz nüchtern ist heute festzustellen, dass die Mehrzahl der Verwaltungsgebäude, Schulgebäude, Sozialgebäude der 80er und 90er Jahre diesem Anspruch nicht genügten. Eine Modernisierung ist oft nur für 100 % der Neubaukosten zu erreichen und noch darüber hinaus unter Inkaufnahme von Bestandszwängen.